Tebrikler! Gelecek bir program için resmi "etkinlik planlayıcısı" oldunuz. Bu yeni sorumluluğunuz çerçevesinde, size bütçenizde daha fazla rahatlama sağlayabilecek olan aşağıdaki ipuçlarına dair hızlı bir anketi yanıtlamak isteyebilirsiniz...:
1) Sezon/Tarihler: bazı yerlerde canlı ve ölü sezon vardır. Tarihlere göre, ciddi fiyat farkları görülebilir. Ayrıca, grubunuz herhangi bir tatilde veya bu tatile yakın tarihlerde buluşuyorsa, bu durum hotel plannerın da dikkatine sunulmalıdır.
a. Araştırma: bir şehir seçtiyseniz, o şehirde büyük festivallerin, şehir çapında toplantıların, özel etkinliklerin (mesela Superbowl) vs. olduğu tarihleri araştırın. Halen tarihleri değiştirme imkanınız varsa, toplantınızı önemli şehir etkinliklerinden bir hafta önce veya bir hafta sonrası için planlamayı düşünebilirsiniz. Etkinliğinizi aynı zaman çerçevesinde planlamanız bu etkinliği katılımcılarınız için çok masraflı ve karmaşık hale getirecektir.
2) Haftanın günleri biçimi: bazı otellerin iş ihtiyacı hafta sonları, bazılarında ise hafta içleri daha yüksektir. Sözgelimi, kurumsal park içindeki bir otel çok hoş olabilir, ancak hafta sonunda güzel fiyatlar sunabilir. Tersi şekilde, hafta içi odalarını doldurma sıkıntısı olan sahil kenarında güzel oteller de mevcuttur.
3) Otel fiyatları tek kişilik oda için mi, aynı odada birden çok kişi için mi teklif ediliyor? Sıklıkla, bir oda fiyatı bütçenizi karşılar, ancak grubunuz bir odada en az dört kişi şeklinde olacaksa, kendinizi otel odasını kullanan her bir kişi için her şeye fazladan 10-30$ arası bir meblağ eklenen katmerlenmiş bir fiyatla karşı karşıya bulabilirsiniz. İsteğinizi gönderirken, doğru odayı seçtiğinize emin olun, böylece otel grup fiyatları en yüksek kesinlikte olacaktır.
4) Her otel teklifinin solundaki otel bilgi düğmesini kullanarak ek maliyetleri önceden araştırın: söz konusu mülkte herhangi bir tatil harcı var mı? Park ücretleri nedir? Otel ev hayvanlarına izin veriyor mu, veriyorsa ek ücretler uygulanıyor mu? Otel işgaliye vergilerinin üzerinde başka zorunlu ücret var mı? Bu ek ücretler ciddi miktarda maliyete yol açar, işinizin o özel otel mülküne ne kadar uygun olduğuna bağlı olarak bazıları göz ardı edilebilirdir.
a. Fiyata dahil olan her şeyi araştırın: bazı otellerde bedava kahvaltı, mülkün konuklarına açık öğleden sonra resepsiyonları, spor salonu erişimi veya bir oda satın alınarak İnternet erişimi. Bu hoşluklar sadece maliyetten kısmayı sağlamaz, aynı zamanda otel mülkündeki genel deneyime de katkı yapar. Bu katma değerli anlaşmalar otel grup fiyatının hemen altındaki otel fiyatlarının açıklamalar bölümünde listelenecektir.
5) Yiyecek ve İçecekler: ziyaretiniz sırasında bir banket etkinliği yapmayı planlıyorsanız, bu bilgiyi grup isteğinizde listelediğinize emin olun, böylece sadece banket ihtiyaçlarınızı karşılayabilecek oteller yanıt verecektir. Ayrıca, banket alanı bulunan otellerin grup oda alanını rezervasyona kapalı tutması ve grup onların yiyecek-içecek hizmetleri ile banket imkanlarını kullanıyorsa ek indirimler yapması daha olasıdır. Bütçeniz dahilinde istediğiniz tüm hizmetleri sağlayan bir otel bulduysanız, bir menü seti için otelle irtibat düğmesini kullanın. Hizmet Bedeli ve Vergisini Kontrol Edin. Banket menüsü fiyatlarının üzerinde, bu ücretler ek maliyetlere %20-40 gibi katkı yapacaktır. Maliyetleri karşılamanın yolu:
a. HotelPlanner.com grubunuz için yiyecek-içeceklerde %20 ile %50 arası indirim konusunda aracı olmaya çalışacak. Bu indirimler için otel tekliflerinin açıklamalar bölümünü kontrol edin.
b. Otelinize sunmak üzere, ödemeyi beklediğiniz maliyetle birlikte basit bir menü belirleyin. Sözgelimi, kişi başına hedeflenen/bütçe belirlenen meblağda bir fiyat dahilinde, çeşitli kahvaltı ekmeklerinin, meyve suyunun ve kahvenin/çayın dahil olduğu bir kahvaltı sunun. Hotel Planner otellerinin çoğu grubunuz için bedava kahvaltı sunacaktır, bu katma değer de otel teklifi açıklamaları bölümünde de belirtilecektir.
c. Otel restoranlarındaki menülere göz atın. Grubunuz küçükse, otel restoranında veya yakınlardaki bir lokantada basit bir akşam yemeği avantajını kullanmak isteyebilirsiniz.
6) Görsel-işitsel: hotel planner satış temsilcinize görsel-işitsel ihtiyaçlarınızı iletin ve ayrı ayrı fiyat teklifi isteyin. Pahalı kalemlerden biri bir LCD oynatıcının kiralanmasıdır. Bazen kendinize ait bir tane almak daha kazançlıdır, ancak kendi ekipmanınızı getirmenin "bağlantı" ücretleri konusunda temsilcinizle muhakkak görüşün.
7) Toplantı odası kiralama: konuk odaları toplantılarınızdaki kişi sayısına uyuyorsa, toplantı odası kiralayarak daha fazla görüşme odası elde edebilirsiniz. Grubunuz sergi alanları, çok miktarda sunum alanı veya daha büyük bir toplantı odasına ihtiyaç duyuyorsa (diyelim 100 kişilik; siz de gecelik 10 oda için sözleşme yapıyorsunuz), toplantı odası kirası ödemeyi bekleyebilirsiniz. Hotel Planner toplantı odası kirası ödeme konusunda gücünüzü arttırabilir, şayet: a) grubunuz bir "ihtiyaç dönemi"nde toplanıyorsa (yani bir tatil ve/veya ölü sezonlarda); b) oda gecesi başına yüksek bir yiyecek-içecek harcamanız varsa (yani kahvaltı, öğlen yemeği, sabah ve öğle atıştırmalıkları, resepsiyon/akşam yemeğinden yararlanan katılımcılarınız varsa); c) etkinliğiniz tamamen seçtiğiniz oteli kapatacaksa.
8) Etkinliklere yakınlık: Grubunuz, serbest geceleri olan bir grup mu, ya da grubunuz için otel dışı etkinlikler planlıyor musunuz? Her durumda, katılımcılar çeşitli yerel etkinliklere yürüyerek ulaşabilecek mesafedeyse, planlayıcı veya bireysel katılımcı olarak üzerinizdeki maliyetleri azaltabilir. Grubunuzun pek çok serbest gecesi varsa ve yürüme mesafesinde etkinlikler mevcutsa, katılımcılar taksi ücreti vermek, araçlarını garajdan çıkarmak ve yabancı bir şehirde yön bulmak zorunda kalmak gibi durumlardan kurtuldukları için minnettar kalacak. Otel dışında etkinlikler planlıyorsanız, etkinlik mekanına gidiş ve oradan dönüş ciddi bir masrafa yol açabilir. Çeşitli etkinlik imkanlarına yakın bir otel seçerseniz, katılımcılar yürüyebilir, bu da masraftan kurtulmanın yollarından biridir. Civardaki bölgelerin haritasını görüntülemek (haritanın sağ tarafında yerel etkinliklerin listesi ve her yerel etkinliğin otelinize uzaklığı belirtilmek üzere) için otel teklifinin solundaki otel bilgi düğmesine tıklayın. Hotel Planner tüm otel seçeneklerinizi herhangi belli bir konuma mesafeye göre sınıflandırabilir. Otel tekliflerinin üstünde kutuya göre sınıflandırmayı kontrol edin.
9) Ulaşım: katılımcılarınızın çoğu uçakla geliyorsa, gelecek etkinliklerinizin tarihlerine göre, başlıca şehirlerden uçuş fiyatlarına dair hızlı bir anket yapın. Birden çok şehir arıyorsanız, birini diğerinden daha makul bulabilirsiniz. Benzer şekilde, havaalanından kalkan servis aracı ve taksi ücretleri ile havaalanından seçilen otele kadar seyahat süresi hakkında bilgi almak için her otel teklifinin solundaki otel bilgi düğmesini kullanın.
10) Yükseltmeler ve imkanlar: Hotel Planner temsilciniz daima grubunuzun grup fiyatında bir süite ücretsiz olarak yükseltilip yükseltilemeyeceğini veya VIP katılımcılarınızdan biri için ücretsiz bir hediye olup olamayacağını her zaman soracaktır. Bu özel teklifler grubunuzca fark edilebilir ve size hiçbir ek maliyet getirmeden sağlanabilir.
11) Bir güzellik daha! Ellide Bir Oda İkramı: bu uygulama çoğu otelde standarttır; buna göre, bir grup tarafından alınan her elli odadan biri bedavadır! Bazı oteller sadece GECELİK elli veya daha fazla oda tutulduğunda ellide bir oda ücretsiz uygulaması yapmaktadır. Diğer özellikler bunu birikim temelinde uygulayacaktır. Bazı oteller kırkta bir bedelsiz, hatta daha azını sunacaktır. Hotel Planner gecelik 10 oda kadar az bir kiralama karşılığında ücretsiz oda sunan otellerle çalışmaktadır. Bu ücretsiz oda anlaşmaları otel grup oda fiyatı teklifinde açıklamalar bölümünde sunulacaktır.
İyi şanslar ve mutlu görüşmeler! Şimdi etkinlik planlama mutluluğuna ilk adımı atıyorsunuz!