Doğal olarak, sınıf arkadaşlarınızın okul toplantısıyla ilgilenmesini ve bu etkinliğin onları heyecanlandırmasını istersiniz. Önceden hazırlanma en önemli faktördür. En iyi yeri seçerek başlayın. Teknolojimiz aynı anda birden fazla toplantı yeri aramanızı sağladığından bu süreç için mükemmel bir seçimdir. Sınıfınızdaki herkesin mekana kolay gelebilmesini sağlamak için merkezi bir toplantı mekanı bulmak isteyeceksiniz. Ayrıca mekanın yeterince cazip olduğundan ve sınıftaki herkesin mekanda yapabileceği bir şeyler olduğundan da emin olmak isteyeceksiniz. Olabilecek en kötü şey, Okul Toplantınızdan birkaç ay önce mekan bulmaya çalışırken boş otel olmadığını öğrenmektir. İşte bu yüzden, bu büyük etkinlikten uzun bir süre önce iyi konumdaki bir otelde özel fiyatlarla Okul Toplantınız için oda bloku ayırmak çok önemlidir. Çoğu otelde bir blok oluşturmak için gereken minimum konuk odası sayısı gecede 10 odadır, ancak otelde bir açık büfe alanını kullanmak istiyorsanız bu sayı daha az olabilir.
Bu hedefinize ulaşmak için işe araştırma yapmadan birkaç yerde otelleri aramakla başlamak istemeyebilirsiniz. Otelin teklif edeceği ilk fiyatlar üzerinden blok rezervasyon yaparak kendinize veya sınıfınıza iyilik yapmış olmayacaksınız. Ayrıca bu durumda otelle ilgili tüm bilgileri öğrenememiş olursunuz ve karar vermeden önce mevcut tüm olanaklara ilişkin organize ve ayrıntılı bilgi edinmeniz önemlidir. İlk adım, İnternette bulunan fiyatları öğrenmektir. Farklı otellerin İnternet fiyatlarını kolaylıkla karşılaştırmak için bulduğumuz mükemmel kaynak HotelPlanner.com'dur (
www.HotelPlanner.com). Bu sitenin kullandığı sistemin en iyi yanı, ücretsiz olması ve çok kolay kullanılmasıdır. Yapmanız gereken tek şey okul toplantısı yeri seçeneklerini ve tarihleri girip, gerisini HotelPlanner.com'a bırakmaktır. Sistem, herhangi bir otelden yana özel bir eğilim göstermeksizin aynı anda birkaç şehirde net ve organize bir yaklaşımla otel grup fiyatlarını aramanızı sağlar. Ayrıca bu bilgileri yer, fiyat veya Otel Marka adlarına göre sıralamanın kontrolünü de size bırakır. Size atanacak olan müşteri temsilcisi otelle en iyi şartlarda anlaşmanızı sağlamanın yanı sıra rezervasyon sürecine de yardımcı olacaktır. Sistem aynı zamanda rezervasyon işlemine de yardımcı olur. Oda fiyatı çok düşük olsa bile anlaşma çok sıkı bir iptal politikası, yüksek nakit depozito veya zorunlu tatil harcı gibi başka gizli maliyetler içerebileceğinden rezervasyon işlemi çok önemlidir. HotelPlanner.com Müşteri Temsilcisi karşılaşabileceğiniz bu ve benzeri tüm sorunları çözmenize yardımcı olmaktan mutluluk duyacaktır. Otelinizi seçtikten sonra Okul Toplantınız için ücretsiz, özel bir çevrimiçi rezervasyon web sitesi kurulur. Bu sitenin yardımıyla sınıf arkadaşlarınızın seçtiğiniz oteli onaylama durumunu kolaylıkla takip edebilirsiniz.