Düşünmeniz gereken ilk şey, şehir dışından gelen konuklarınız için yakınlarda olan bir otelde oda ayırtmaktır. Olabilecek en kötü şey, konuklarınız aile buluşmanızdan önceki birkaç ay bir otel odası bulmaya çalışırken, sonuçta şehirdeki tüm odaların geceliğinin oda başına 500$ olduğunu öğrenmeniz veya daha da kötüsü, şehirdeki tüm odaların büyük bir toplantı veya spor etkinliği nedeniyle tutulmuş olduğunu görmenizdir. Bu nedenle, büyük olaydan bir süre önce bir veya iki tane seçilmiş otelde özel fiyatlarla konuklarınız için birkaç oda ayırtmanız çok önemlidir. Çoğu otelde toplu rezervasyon için gereken minimum oda sayısı gecelik 10 odadır. gecelik 30 odanın üstünde arıyorsanız, grubu iki veya üç otele bölmek bir diğer iyi fikirdir. Böylece konuklarınız farklı konum ve fiyatlar arasında seçim yapabilir.
Bu aile buluşması konusunda aile bireylerinizin ilgisini çekmeyi ve aralarında heyecan yaratmayı istiyorsanız, önceden hazırlık esastır. Mükemmel konumu seçerek işe başlayın. Teknolojimiz size aynı anda birden çok buluşma konumu aramanıza olanak sağladığı için bu konuda idealdir. Merkezi bir buluşma yeri istersiniz, böylece aile bireylerinin her biri oraya kolaylıkla ulaşabilir. Ayrıca genciyle, yaşlısıyla, her bir aile bireyinin bu geziden heyecan duyması için o konumda herkese hitap edecek yeterli derecede ilgi çekici aktivite ve her yaştan kişinin yapacağı bir şey olduğuna emin olmak istersiniz. Olabilecek en kötü şey, Aile Buluşmanızdan önceki birkaç ay bir otel odası bulmaya çalışırken, sonuçta şehirdeki tüm odaların geceliğinin oda başına 500$ olduğunu öğrenmeniz veya daha da kötüsü, şehirdeki tüm odaların büyük bir toplantı veya spor etkinliği nedeniyle tutulmuş olduğunu görmenizdir. Bu nedenle, büyük olaydan bir süre önce bir veya iki tane seçilmiş otelde özel fiyatlarla konuklarınız için birkaç oda ayırtmanız çok önemlidir. Çoğu otelde toplu rezervasyon için gereken minimum oda sayısı gecelik 10 odadır, ancak otelde bir banket alanı kullanıyorsanız bazen bu sayı daha az olabilir.
Bu hedefe ulaşmak için, işe birden çok yerde körlemesine otelleri arayarak başlamak istemezsiniz. Otelin vereceği ilk fiyat teklifinde odaları tutmak ne size ne ailenize fayda sağlar. Ayrıca otel hakkında hiçbir bilginiz olmayabilir ve bir karara varmadan önce tüm imkanların düzenli ayrıntılı tariflerini almanız önemlidir. İlk adım İnternette başka fiyatları araştırmaktır. HotelPlanner.com sitesi (
www.HotelPlanner.com) farklı otel İnternet fiyatlarının kolayca karşılaştırılması için bulduğumuz mükemmel bir kaynaktır. Sistemlerinin en iyi tarafı, kullanımının ücretsiz ve çok kolay olmasıdır. Tüm yapmanız gereken aile buluşma yeri seçeneklerinizi ve tarihlerini girmektir, gerisi HotelPlanner.com sitesinin işidir. Hotel Planner, herhangi bir otele yönelik özel bir eğilimde bulunmadan, açık ve organize bir yaklaşımla aynı anda pek çok şehirde otel grup fiyatlarını araştırmanıza olanak verir. Ayrıca otel konaklamaları, fiyat veya Otel Marka adlarına göre, bu bilgi yoluyla sınıflandırmayı kontrol altına alır. Ayrıca size otel anlaşmalarınızın en iyisi olmasının yanı sıra, uzun süreli konaklama ihtiyaçlarınıza uyacak oteller bulunmasına yardımcı olacak bir müşteri temsilcisi de atanacaktır. Rezervasyon süreci konusunda da yardım sağlanacaktır. Rezervasyon süreci çok önemlidir, çünkü oda fiyatı düşük olsa bile, anlaşma çok sıkı bir iptal politikası, yüksek bir nakit depozito veya zorunlu tatil harçları gibi başka gizli maliyetler içerebilir. HotelPlanner.com Müşteri Temsilcisi bu ve karşılaşabileceğiniz diğer tüm konularda size büyük bir memnuniyetle yardımcı olacaktır. Otelinizi seçtikten sonra sadece sizin Aile Buluşmanız için tamamen ücretsiz özel bir rezervasyon sayfası hazırlanacaktır. Bu da aile bireyleriniz otel ile doğrulama yaparken onları takip edebilmenize yardımcı olacaktır.